OnView Digitaal Archief

is ontwikkeld voor de OnView gebruikers die de postverwerking via OnView willen uitvoeren. Dit is een aparte module die optioneel besteld kan worden maar wel volledig geintegreerd in OnView aanwezig is. 

Overzicht en mogelijkheden
Specificaties
Prijzen
Postkamer
Ondersteuning Postkamer

Overzicht en mogelijkheden Archief

Inscannen van de post

Dagelijks komt er een enorme hoeveelheid post binnen bij de meeste OnView gebruikers. Om ditOnviewDAbestel allemaal digitaal te kunnen lezen en archiveren hebben wij OnView digitaal archief ontwikkeld. U kunt dan een stapel post in uw scanner leggen en middels de scanknop naar een map op uw PC scannen. De OnView Postkamer, die geinstalleerd staat op uw PC, leest deze scanmap uit en zorgt ervoor dat die bestanden beschikbaar zijn in OnView wanneer u op de verzendknop drukt. In OnView komen deze pdf-bestanden binnen als ongelezen post.

E-mails en bijlagen

Tegenwoordig wordt een groot deel van de post middels e-mail verstuurd. Wanneer u Microsoft Outlook gebruikt beschikt u met Digitaal Archief ook over de mogelijkheid om e-mails en bijlagen naar OnView te verzenden zodat ook deze gearchiveerd kunnen worden (m.u.v. Office 365).

Lokale bestanden

Ook het reeds aanwezige archief op uw PC kan met mappen tegelijk naar OnView verzonden worden. Dit kunt u doen via het programma OnView postkamer.

Beginnen met Digitaal Archief

Wanneer u OnView Digitaal Archief wilt gaan gebruiken kunt u hiervoor het bestelformulier invullen. Wij zorgen dan dat de database voor de documenten aangemaakt gaat worden. U krijgt dan een link naar de OnView Postkamer applicatie die u op uw PC kunt installeren. U hoeft enkel nog de scanmap in te geven en u kunt beginnen met de postverwerking.

Upload naar OnView

Wanneer de post verzonden is naar OnView vanuit de Postkamer komen deze als ongelezen bestanden binnen in het hoofdmenu--> Digitaal Archief. Daar worden de ongelezen poststukken doorgekeken via de duidelijke preview en kan er bepaald worden wat de vervolg acties zijn. Afhankelijk van het poststuk kan er een actie of notitie aangemaakt worden. Het poststuk kan vernoemd worden en aan een geadresseerde en dossier gekoppeld worden.

Filteren en terugzoeken

Via het filtermenu kan zowel gelezen als ongelezen post terug gevonden worden. Er kan op titel en op inhoud gezocht worden door gebruikmaking van tekstherkenning.
 
 

Standaard modules DA

Onview DA is een extra module beschikbaar voor OnView. De module werkt volledig geintegreerd in OnView en Outlook. Als u precies wilt weten wat er allemaal mogelijk is in OnView Digitaal Archief dan adviseren wij u op onze demoaccount te kijken.

 
  • Postkamer upload programma
    (werkt niet op Mac/Apple, u heeft ten minste 1 Windows PC nodig)
  • Outlook knop en Outlook mailmenu
  • Splitsing en samenvoeging 2 of meer PDF's
  • Documenten structuur in OnView per dossier
  • Optimalisatie en verkleining database
  • Per OnView gebruiker 4 Gb
  • Dagelijkse back-up
  • Eigen datacenter in Nederland

Prijstabel Digitaal Archief

Aantal

1e jaar

 jaarlijks

 
Per bedrijf € 395,00    
1 t/m 10 gebruikers staffel
€ 95,00 € 95,00 prijzen zijn per gebruiker
11e t/m 20 gebruikers staffel
€ 90,00 € 90,00 prijzen zijn per gebruiker

 

Voorbeeld: Een bedrijf met 12 OnView gebruikers gaat de Digitaal Archief module gebruiken.

Het 1e jaar betalen ze € 395,00 + 10 x € 95,00 + 2 x € 90,00 = € 1.525,00.
Het daaropvolgende jaar wordt dat € 1.130,00.

Digitaal Archief is een module die gekoppeld is aan een bedrijfsdatabase. Dit houdt in, dat dit niet per gebruiker in of uit te schakelen is. Een bedrijfsprocedure kan zijn, dat 1 gebruiker de documenten via de postkamer verwerkt. De postkamer is een klein onderdeel van Digitaal Archief. Wanneer de documenten naar OnView zijn doorgezet, blijven alle OnView gebruikers nog steeds werkzaam in Digitaal Archief. De mappenstructuur van Digitaal Archief is wezenlijk anders van opzet dan de mappenstructuur in een database die geen gebruik maakt van Digitaal Archief.

Een groot voordeel van Digitaal Archief is tevens, dat alle OnView gebruikers documenten kunnen doorzoeken op OCR. Het kunnen doorzoeken van documenten op woorden is in de achtergrond een technische procedure, die op database is ingeschakeld en daar is geen onderscheid in te maken.
Daarnaast wordt er rekening gehouden met opslagcapaciteit, dit wordt berekend per gebruiker. Er wordt 4 Gb archiefruimte vrij gehouden voor documenten. Wanneer een bedrijf 3 OnView licenties heeft, dan wordt hier met de opslag meteen rekening gehouden, dat er dus 12 Gb vrijgehouden wordt.

Postkamer

Download hier de juiste versie van Postkamer. Deze kleine applicatie installeert zich op uw PC en zorgt voor de distributie van uw digitale poststukken, scans, documenten en e-mails naar OnView. Postkamer werkt alleen in combinatie met OnView wanneer wij deze instellingen voor uw gemaakt hebben.

 Download hier uw Postkamer OnviewMail48x48

 

Installatie Postkamer

Omdat OnView een webapplicatie is hebben we een doorgeefluik nodig om alle digitale bestanden in te verzamelen en door te sturen. Hiervoor hebben wij de Postkamer ontwikkeld. Deze applicatie installeert u op iedere PC die digitale bestanden moet kunnen doorsturen naar OnView.

Stap 1
U kunt de laatste versie van OnView Postkamer downloaden op onze website. http://onview.nl/onview/onview-digitaal-archief en ga naar tabblad Postkamer. Download daar de juiste versie, 32bit of 64bit, dit is afhankelijk van uw PC. (u kunt dit vinden door met de rechtermuisknop op “deze computer” te klikken en bij eigenschappen te kijken).

Stap 2
U kunt het zip bestand openen en op de setup klikken om Postkamer te installeren.

Stap 3. U komt nu in de Setup wizard voor Postkamer. Klik op volgende.

instal1

Stap 4. Kies de installatie map. Dat is de map op uw PC of server waar Postkamer geïnstalleerd wordt.

Kies daarna de werkmap. Daar komen de Scan en mail map te staan waar de Postkamer de gescande en gemailde bestanden uit gaat halen om naar OnView te kunnen verzenden.

instal2

Stap 5. De setup wizard kijkt ook of alle benodigde software al aanwezig is. Zoals een .net framework. Deze zal hij eerst willen installeren alvorens verder te gaan. Als deze software al op uw PC aanwezig is slaat de wizard deze stap over.

Stap 6. Klik dan op installeren zodat de postkamer zich gaat installeren. Klik daarna op voltooien. Postkamer staat nu met een icoontje op uw bureablad.

instal4


Ondersteuning Postkamer

Om gebruik te maken van Postkamer moet dit programma geïnstalleerd worden op uw PC. We gaan ervan uit dat u zelf de mogelijkheden in huis heeft om Postkamer en scanner te installeren.

Wat doet u

-Installeer Postkamer volgens deze stappen op iedere PC waarmee u wilt gaan werken.
-Stel uw scanner zo in dat hij scant naar de opgegeven werkmap tijdens de installatie. Standaard is dat C:\Users\Uwusernaam\Documents\Onview Data\scans

Wat mag u van ons verwachten

-Via teamviewer lopen wij telefonisch met u het gehele proces door.
-Bij gebruikers problemen met Postkamer en/of de bijbehorende Outlook plug-in krijgt u ondersteuning.

Wat kunnen wij ook doen

Het kan gebeuren dat de installatie wordt gedwarsboomd door externe factoren zoals: 


• een virusscanner
• een Firewall
• externe opslagschijven (Dropbox, OneDrive e.d.)
• problemen veroorzaakt door de gebruikersrechten van uw netwerk

Het oplossen van deze problematiek zit niet standaard in onze ondersteuning. U kunt daarvoor uw eigen systeembeheerder om hulp vragen. Het is ook mogelijk gebruik te maken van onze afdeling systeembeheer. U wordt dan snel door een ervaren systeembeheerder geholpen. Hiervoor berekenen wij een tarief van € 75,00 per uur op basis van nacalculatie. 


Social Media