Implementatie van OnView

Een overgang naar een nieuw softwaresysteem is voor iedere organisatie een ingrijpend traject. Het heeft immers effect op uw medewerkers, uw bedrijfsprocedures en uw clienten. Voordat u met OnView begint adviseren we u een implementatietraject voor uw organisatie op te zetten. Zo nodig kunnen we u hierbij adviseren en ondersteunen.

Implementatietraject bepalen

Afhankelijk van de hoeveelheid dossiers en medewerkers kan er een implementatieplan gemaakt worden. Ook wordt er bepaald of er een importtraject plaatsvindt voor de reeds bestaande data of dat alle dossiers handmatig ingevoerd gaan worden. Handmatig invoeren zorgt voor een grotere werkdruk voor uw medewerkers. Voordeel hiervan is dat ze direct een uitgebreide kennis van de werking van OnView opbouwen. Het gebruiken van de OnView import sheets zorgt ervoor dat een aantal basis gegevens vrij snel in OnView geïmporteerd kunnen worden en neemt een hoop invoerwerk uit uw handen.

Gebruikers, rollen en groepen

Het is mogelijk om uw medewerkers in bepaalde groepen of rollen te verdelen en aan de hand daarvan een rechtenpatroon toe te passen. In onze handleiding over rechten vindt u hoe u deze in kunt stellen. Er dient altijd 1 beheerderslicentie te zijn die alle rechten heeft en ook alle dossiers ziet. Bepaal eerst wie deze rol binnen uw organisatie krijgt. Daarnaast gaat u dossierbeheer toepassen. Daarmee geeft u uw medewerkers toegang tot de dossiers die ze zelf beheren. Dit zorgt voor duidelijkheid van data voor uw medewerkers, ze zien daardoor niet teveel data die op dat moment niet relevant is.

Training

Voordat er begonnen wordt met het invoeren zal de organisatie een of meerdere personen nodig hebben die kennis hebben van OnView en de medewerkers kunnen helpen met het implementatie traject. Het kan zijn dat er hiervoor training nodig is. Dit kan op lokatie gegeven worden of bij Linfosys | OnView. Het model van de training is afhankelijk van uw behoefte als organisatie. Een hands-on model voor "train de trainer" of een klassikale training behoren o.a. tot de mogelijkheden. Op basis van de kennis verkregen door de training kan overgegaan worden tot het invoeren van de data. Omdat OnView een transparant en gebruikersvriendelijke applicatie is komt het ook veel voor dat er gestart wordt met invoeren en dat er later nog een training gevolgd wordt voor het fine-tunen van de dossiers.

Invoeren van de data

Wanneer u ervoor gekozen heeft te importeren dan is er al een grote hoeveelheid aan gegevens in OnView aanwezig. Op sommige plaatsen dient deze gecontroleerd en gecompletiseerd te worden. Als u handmatig gaat starten met de invoer begint u van voor af aan. Hieronder vindt u een schema van hoe een implementatie traject er uit KAN zien.
 
Beheerder mogelijkheden Gebruikers mogelijkheden
  • Bepaal procedures
  • Bepalen gebruikersrollen en rechten
  • Dossierbeheer bepalen en toekennen
  • Betaaladvies controle
  • Tijdregistratie opzetten
  • Bewaking controle
  • Invoeren intake gegevens
  • Invoeren adressen en koppelen aan dossiers
  • Banktransacties importeren
  • Inkomsten en uitgave aanmaken voor budgetplan
  • Transacties koppelen aan inkomsten en uitgaven
  • Schulden invoeren
  • Uitgaven en schuldaflossingen betaaladviezen instellen
  • Brieventemplates maken
  • Client login aanzetten
 

Aan de slag

Wanneer eenmaal alle data aanwezig is in OnView is het noodzakelijk dat iedereen zich zo snel mogelijk de nieuwe werkwijze aanleert. Een voorkomende fout is terug te grijpen naar het oude en bekende. Uiteindelijk zal dit het implementatieprocess vertragen. Geef duidelijk aan de organisatie aan dat er gemiddeld 2 tot 3 maanden nodig zijn voordat OnView volledig in de vingers zit. Bij de ene gebruiker gebeurt dit sneller dan bij de andere.
 

Tijdsplanning

Afhankelijk van het aantal medewerkers en de hoeveelheid dossiers kan er een tijdsplanning gemaakt worden. We kunnen u begeleiden in het maken van een implementatietraject  inclusief training en tijdsplanning. Neem hiervoor contact op met onze helpdesk via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Nazorg

Op diverse tijdstippen tijdens het invoeren van de dossiers en wanneer gebruikers aan de slag gaan met OnView kunnen er begeleidingsmomenten gepland worden. Dit kan telefonisch op afstand met behulp van teamviewer of op lokatie. Soms is er nog extra training nodig voor beheerder of gebruiker. Vaak nemen we nog een aantal dossiers door met gebruikers die daar vragen over hebben. Daarna gaan de gebruikers de vragen stellen aan de servicedesk en helpdesk.

Social Media